Intrebari frecvente

I. CARE SUNT TIPURILE DE CASE DE MARCAT?

 

Tipurile caselor de marcat fiscale sunt:

  • Case de marcat electronice cu structura inchisa, izolate. Aceste case de marcat au hardware dedicat, set fix de functii, baza de date proprie si functioneaza izolat, fara posibilitate de conectare la un calculator. Modulul fiscal este integrat in hardware propriu, iar programul de aplicatie si cel de control din modulul fiscal sunt plasate intr-o memorie fixa;
  • Case de marcat electronice cu structura inchisa, conectate la calculator. Suplimentar fata de casele de marcat electronice fiscale cu structura inchisa, au posibilitatea sa fie conectate la un calculator pentru a comunica cu un program cu un set limitat de comenzi de modificare, completare, citire a bazei de date interne si de emitere de documente fiscale.
  • Case de marcat electronice computerizate. Aceste case de marcat sunt realizate pe o structura de calculator standard, in care este inclus un modul fiscal care contine memoria fiscala si comunica cu o imprimanta si un afisaj client.

 

Casele de marcat fiscale, din punct de vedere constructiv, pot fi:

  • unitare (intr-o singura carcasa);
  • modulare (sistem de mai multe aparate asigurand securitatea conectarii cu modulul fiscal) .

Casele de marcat electronice fiscale, din punct de vedere al alimentarii cu energie electrica pot fi:

  • stationare, alimentate cu energie electrica din reteaua de curent alternativ;
  • portabile, cu alimentare autonoma de la baterii ori acumulatori.

 

II. CUM ALEGETI O CASA DE MARCAT?

 

Cand alegeti o casa de marcat trebuie sa tineti cont de urmatoarele aspecte:

  • modul de avizare a casei de marcat;
  • performantele hardware ale echipamentului;
  • modul de lucru: online, offline, ca imprimanta fiscala;
  • interfata pentru: PC, programe de gestiune, retea, internet;
  • interfete pentru: scannere, cititoare de carduri, cantare electronice, sertare de bani, imprimante si afisaje auxiliare;
  • compatibilitatea cu un program de gestiune;
  • tipul de imprimanta si de consumabile: matriceala cu role de hartie normala sau autocopiativa, termica, inkjet;
  • viteza de tiparire a imprimantei si numarul de caractere tiparite pe linie;
  • numar PLU (numarul de articole programabile);
  • numar departamente;
  • daca are sau nu jurnal electronic care reduce costurile consumabilelor;
  • fiabilitate;
  • design;
  • pretul casei de marcat si ce include pretul standard: daca include toate operatiile de instalare, instruire operatori si fiscalizare, daca include interfete de comunicatie cu diverse aparate, daca eventuale programe de comunicatie sunt gratuite (incluse in pretul de achizitie), daca se  beneficiezs de costuri reduse de mentenanta prin incheierea unui contract de asistenta tehnica si service.
  • pretul consumabilelor si dimensiunea rolei de hartie;
  • domeniul de destinatie care trebuie sa fie acelasi cu activitatea firmei: comert si prestari servicii, comert cu carburanti, restaurant, hotel, schimb valutar, duty free, taxi, jocuri de noroc etc.
  • garantia oferita;
  • seriozitatea distribuitorului si a retelei de nationale de service. 

III. CUM SE OBTINE NUMARUL DE ORDINE PENTRU CASA DE MARCAT?

 

Dupa achizitionarea casei de marcat, in momentul in care doriti inceperea unei activitati, trebuie sa obtineti de la DGFP-ul judetului (Directia Generala a Finantelor Publice) sau a Municipiului Bucuresti, numarul de ordine din registrul de evidenta pentru casa de marcat si pentru locul de amplasare dorit. Numarul de ordine este necesar pentru efectuarea fiscalizarii casei de marcat! In intervalul, de la cumparare pana la fiscalizare, puteti sa folositi casa de marcat in regim de antrenament, dar nu puteti emite bonuri fiscale. Pasii pe care trebuie sa-i efectuati pentru obtinerea numarului de ordine sunt:

  1. Redactati o Declaratie pe proprie raspundere pentru punctul de lucru si pentru codul fiscal in 2 exemplare, unul pentru DGFP si unul pentru Administratia Financiara locala pe raza careia se va instala casa de marcat.
  2. Depuneti la DGFP un dosar cu urmatoarele documente:
    • Cerere de atribuire a numarului de ordine din Registrul de evidenta al A.M.E.F. (2 exemplare);
    • Declaratie pe proprie raspundere pentru punctul de lucru si pentru codul fiscal;
    • Copii de pe Certificatul de inmatriculare / pentru firmele platitoare de TVA si Certficatul de înregistrare fiscala în scopuri de TVA;
    • Copie de pe Contract de inchiriere spatiu (dovada spatiu) pentru locul de instalare al casei de marcat;
    • Copii de pe Factura de achizitie si documentul de plata;
    • Certificat de garantie;
    • Proces verbal de sigilare A.M.E.F.;
    • Copie de pe Avizul privind distribuirea si utilizarea A.M.E.F;
    • Copie dupa actul de identitate a persoanei care depune dosarul.

 

Atentie! La D.G.F.P. Bucuresti dosarele se pot depun sau ridica doar:

  • de administrator sau asociat;
  • de catre un angajat al societatii – fiind necesara adaugarea la dosar a copiei contractului de munca;
  • de catre un imputernicit al societatii – numai cu procura autentificata de notar (original). Adresa cu numarul de ordine din registrul de evidenta al A.M.E.F. se elibereaza de catre D.G.F.P., in maxim 5 zile lucratoare (se ridica de catre aceasi persoana care a depus dosarul).

 IV.  CUM SE FACE FISCALIZAREA CASEI DE MARCAT?

 

Dupa obtinerea numarului de ordine din registrul de evidenta al A.M.E.F de la D.G.F.P., casa de marcat trebuie fiscalizata in termen de maximum 7 zile! Pentru instalarea (fiscalizarea) casei de marcat trebuie sa solicitati, in scris sau telefonic, prezenta unui inspector de la Administratia Fiscala teritoriala, care sa asiste la fiscalizare impreuna cu un tehnician de la Unitatea de service acreditata.

In momentul fiscalizarii trebuie sa prezentati tehnicianului de service urmatoarele documente:

  • Original si o copie a adresei D.G.F.P. ce precizeaza numarul de ordine pentru casa de marcat respectiva si pentru locul de amplasare dorit;
  • Cartea de Interventii si Registrul Special corespunzatoare casei de marcat (primite la achizitionarea casei de marcat) snuruite, sigilate si stampilate de societatea dvs. conform prevederilor legale;
  • Cartea de interventie se stampileaza si de organul fiscal in raza caruia este inregistrat punctul de lucru iar dupa fiscalizarea casei de marcat Registrul Special este inregistrat la organul fiscal in raza caruia aveti sediul social;
  • Cartea de Interventii si Registrul Special vor sta permanent langa casa de marcat si vor fi prezentate tehnicianului care efectueaza service sau inspectorilor in caz de control.

 

Dupa verificarea documentelor, tehnicianul de service va efectua urmatoarele:

  • fiscalizeaza casa de marcat ;
  • programeaza cateva articole in casa de marcat in functie de specificul activitatii;
  • dupa caz, se instaleaza driverele pe PC si accesoriile (cititoare coduri de bare, sertare de bani);
  • completeza Declaratia de Instalare (in 4 exemplare);
  • completeaza Cartea de Interventii si Registrul Special;
  • efectueaza instruirea operatorilor care vor lucra cu casa de marcat;
  • dupa caz,se incheie un contract de furnizare consumabile;
  • poate incheia un contract de asistenta tehnica si service intre utilizator si Unitatea de service acreditata.

In perioada de post-garantie sunteti obligati prin lege sa incheiati un contract de asistenta tehnica si service cu oricare societate acreditata pentru modelul dvs. de casa de marcat.

Refuzul incheierii unui contract de asistenta tehnica poate conduce la refuzul unitatilor acreditate de a va repara casa de marcat in cazul defectarii ei;

 

V.  CE FACETI CU DECLARATIA DE INSTALARE?

 

Declaratia de Instalare completata de tehnician in 4 exemplare (5 exemplare in Bucuresti), semnata si stampilata de utilizator si tehnician, trebuie dusa la Administratia Finantelor Publice locala de care apartine punctul de lucru, pentru declararea fiscalizarii. Aici trebuie sa prezentati cele 4 exemplare (5 in Bucuresti) ale Declaratiei de Instalare, in maxim 24 de ore de la fiscalizarea casei de marcat. Odata cu declaratia de instalare, prezentati organului fiscal teritorial pentru vizare:

  • Declaratie pe proprie raspundere pentru punctul de lucru si pentru codul fiscal;
  • Cartea de Interventii si Registrul Special (snuruite, numerotate, sigilate si stampilate de dvs.). Organul Fiscal va inscrie in Cartea de Interventii numarul de pagini si va aplica stampila. Registrul Special va avea pe ultima pagina mentiunea numarului de pagini.

 

Atentie! In termen de maximum 7 zile de la data fiscalizarii:

  • doua exemplare ale Declaratiei de Instalare stampilate de Administratia Finantelor Publice locala se vor trimite Unitatii de service acreditata care a efectuat fiscalizarea;
  • un exemplar al Declaratiei de Instalare stampilat de Administratia Finantelor Publice locala il pastrati dvs., alaturi de celelalte documente pentru casa de marcat.
  • un exemplar al Declaratiei de Instalare stampilat de Administratia Finantelor Publice locala ramane la Administratia Finantelor Publice locala.
  • NUMAI PENTRU Municipiul Bucuresti: un exemplar al Declaratiei de Instalare stampilat de Administratia Finantelor Publice locala trebuie depus la D.G.F.P. care a emis adresa cu numarul de ordine;

 

VI.  CUM SE FACE SIGILAREA CASEI DE MARCAT SI A MEMORIEI FISCALE?

 

Sigilarea casei de marcat se face cu sigiliul fiscal al distribuitorului autorizat sau, dupa caz, cu sigiliul de identificare a tehnicianului de service. Orice interventie asupra casei de marcat a altor persoane neautorizate, cu exceptia operatiunilor de inlocuire a rolelor de hartie si/sau a ribonului este interzisa. Atentie! Ruperea sau distrugerea sigiliului presupune anuntarea Garzi Financiare de catre tehnicianul de service, la data constatarii faptei. Sigilarea aparatelor de marcat electronice fiscale si a memoriei fiscale se efectueaza cu sigiliul fiscal inainte de livrarea aparatelor de catre distribuitorii autorizati, in prezenta organului fiscal teritorial la care acestia sunt inregistrati ca platitori de impozite si taxe. La sigilare se intocmeste, in doua exemplare, un proces-verbal care se semneaza de reprezentantul distribuitorului autorizat sau, dupa caz, al unitatii de service acreditate, precum si de organul fiscal. O copie a acestui document o veti primi si dvs, odata cu cumpararea casei de marcat. Verificati daca seria casei dvs. este trecuta in procesul verbal de sigilare!

 

 VII.  IN CE SITUATII SE PREDA MEMORIA FISCALA?

 

Memoria fiscala se preda cand va regasiti in una din situatiile descrise mai jos:

  • Defectare memoriei fiscale;
  • Umplerea memoriei fiscale;
  • Modificare date utilizator;
  • Schimbare adresa punct de lucru;
  • Schimbare adresa sediu social (in cazul programarii lui in antet);
  • Schimbare denumire societate si a codului fiscal;
  • Fuziune sau divizare cu schimbarea denumirii societatii si a codului fiscal;
  • Incetarea activitatii;
  • Vanzarea aparatului;
  • Casarea sau dezafectarea casei de marcat;
  • Inchiderea punctului de lucru;
  • Mutarea casei de marcat la un alt punct de lucru;
  • Falimentul societatii;
  • Schimbare model casa de marcat.

In momentul constatarii defectarii sau umplerii memoriei fiscale, utilizatorul este obligat sa anunte unitatea de service acreditata, precum si organul fiscal teritorial la care s-a depus declaratia de instalare a aparatului. Unitatea de service acreditata are obligatia sa asigure, in termen de maximum 72 de ore de la anuntarea evenimentului, inlocuirea memoriei fiscale defecte sau umplute si repunerea in functiune a aparatului de marcat electronic fiscal. Inlocuirea, sigilarea si activarea memoriei fiscale se efectueaza la locul de instalare a aparatului de catre tehnicianul de service, in prezenta reprezentantului organului fiscal teritorial. Pentru a nu fi afectata perioada obligatorie de repunere in functiune a aparatului utilizatorul va solicita, in scris si prin prezentare la sediul organului fiscal teritorial, participarea reprezentantului acestuia la inlocuirea memoriei fiscale. Operatiunea de inlocuire a memoriei fiscale trebuie sa fie inregistrata in cartea de interventii a aparatului de catre tehnicianul de service si confirmata de reprezentantul organului fiscal teritorial.

VIII.  CAND NU SE PREDA MEMORIA FISCALA?

 

Nu este obligatorie inlocuirea memoriei fiscale a caselor de marcat instalate, aceasta putand fi utilizata pana la umplere memoriei fiscale, in urmatoarele cazuri:

  • la schimbarea atributului fiscal al codului unic de inregistrare/codului fiscal al utilizatorului;
  • la schimbarea formei de constituire a societatii comerciale fara modificarea denumirii acesteia;
  • la mutarea unui punct de lucru apartinand utilizatorului de la un stand la altul, in cadrul unui complex comercial situat la aceeasi adresa;
  • la schimbarea denumirii strazii locului de instalare a aparatelor de marcat electronice fiscale;
  • in cazul inactivitatii temporare a utilizatorilor, anuntata organelor fiscale, potrivit legii.

 

IX.  ATI PIERDUT CARTEA DE INTERVENTIE. CUM OBTINETI UN DUPLICAT?

 

In cazul pierderii sau deteriorarii cartii de interventii:

  • trebuie sa publicati un anunt intr-un ziar local;
  • trebuie sa solicitati unitatii de service acreditate care a efectuat fiscalizarea si intretinerea casei de marcat, sa va livreze o noua carte de interventii in care sa efectueze reconstituirea informatiilor pe baza datelor inregistrate in memoria fiscala si pe baza documentelor pastrate conform legii si furnizate de utilizator;
  • trebuie sa informati de indata organul fiscal in a carui raza teritoriala a fost instalat aparatul;
  • informarea se va face in scris si se depune la sediul organului fiscal (atasand si o dovada a publicarii anuntului);
  • se va prezenta pentru stampilare o noua carte de interventii reconstituita, pe raspunderea utilizatorului si a unitatii de service acreditate ;
  • in situatia deteriorarii cartii de interventii, trebuie sa prezentati organului fiscal, pentru eventuale confruntari, si cartea de interventii deteriorata.

Atentie! Reconstituirea cartii de interventii si prezentarea acesteia la organul fiscal se face in termen de 72 de ore.

 

X.   VI S-A FURAT CASA DE MARCAT! CE TREBUIE SA FACETI?

 

In cazul furtului sau distrugerii aparatului de marcat electronic fiscal instalat, utilizatorii:

  • sunt obligati sa anunte de indata organele de politie si sa se doteze cu un nou aparat de marcat electronic fiscal, in termen de maximum 15 zile de la data producerii evenimentului.
  •  vor solicita in scris Directiilor Generale ale Finantelor Publice judetene sau a Municipiului Bucuresti, dupa caz, anularea numarului de ordine atribuit din Registrul de evidenta a aparatelor de marcat electronice fiscale instalate, anexand la cerere documente probatoare ale motivelor.
  • trebuie sa anunte unitatea de service acreditata si / sau distribuitorul autorizat despre eveniment.

 

XI.  CE OPERATIUNI NU SUNT PERMISE IN MODUL DE LUCRU AL CASELOR DE MARCAT.

 

  • inregistrarea tranzactiilor doar valoric, fara identificarea bunurilor sau a serviciilor;
  • inregistrarea tranzactiilor care nu au specificata cota de taxa pe valoarea adaugata asociata sau faptul ca nu sunt taxabile;
  • inregistrarea de vanzari inainte de programarea cotelor de taxa pe valoarea adaugata;
  • functionarea aparatului in conditiile deconectarii memoriei fiscale, a dispozitivului de imprimare ori a dispozitivului de afisaj client, atunci cand acesta este obligatoriu;
  • emiterea de bonuri cu valori totale negative;
  • modificarea cotelor de taxa pe valoarea adaugata, fara obtinerea in prealabil a raportului Z;
  • inregistrarea returului de marfa;
  • corectarea sau anularea inregistrarii unei operatiuni dupa emiterea bonului fiscal;
  • initializarea contorului Z pentru raportul fiscal de inchidere zilnica si a totalizatoarelor generale, intretinute pe toata durata de utilizare a unei memorii fiscale;
  • emiterea de copii de pe bonul fiscal;
  • schimbarea datei si a orei in alte conditii decat cele prevazute de legislatie;
  • stergerea totalului general de vanzari;
  • programarea ceasului de timp real din modulul fiscal cu o data calendaristica anterioara celei a ultimei inregistrari din memoria fiscala, atunci cand memoria fiscala este activata;
  • emiterea bonului fiscal fara tiparirea raportului Z, daca au trecut 24 de ore de la primul bon emis.

 

XII.  CUM CORECTEZ O EROARE, DUPA EMITEREA BONULUI FISCAL?

 

Pentru corectarea sau anularea inregistrarii unei operatiuni dupa emiterea bonului fiscal, utilizatorul intocmeste un dosar care va cuprinde:

  • sesizarea scrisa a persoanei care a efectuat gresit operatiunea, cu precizarea motivatiei de corectare sau de anulare a acesteia, precum si a numarului de ordine al bonului fiscal de corectat, data, ora si minutul emiterii acestuia;
  • decizia scrisa de aprobare a corectarii operatiunii gresit efectuate, emisa de directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau de alta persoana care raspunde de gestionarea patrimoniului unitatii;
  • copie de pe nota sau notele de receptie si constatare de diferente, intocmite de la ultima inventariere pana la zi, prin care a fost stabilit pretul cu amanuntul al produsului sau produselor inregistrate gresit in aparatul de marcat electronic fiscal;
  • nota de contabilitate care reflecta operatiunea efectuata;
  • bonul fiscal in cauza.

 

XIII.  CUM INREGISTREZ RETURUL DE MARFA SAU DE AMBALAJE?

 

In cazul returului de marfa, utilizatorul intocmeste un dosar care va cuprinde:

  • nota de receptie si constatare de diferente cod 14-3-1A, intocmita in baza bonului fiscal emis anterior pentru marfa respectiva;
  • dispozitia de plata-incasare catre casierie cod 14-4-4;
  • factura sau factura fiscala in rosu, dupa caz.

Returnarea ambalajelor refolosibile, a caror contravaloare este inclusa in pretul produsului vandut, poate fi mentionata inainte de finalizarea bonului fiscal prin inscrierea sumei aferente a acestora ca valoare negativa si cu specificatia “ambalaj refolosibil”

XIV.  DE UNDE IAU CONSUMABILE?

 

Utilizatorii de case de marcat sunt obligati:

  • sa foloseasca numai consumabile de tipul si cu caracteristicile tehnice prevazute in manualul de utilizare a aparatului respectiv;
  • sa foloseasca numai consumabile care asigura mentinerea lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare prevazuta de legislatie;
  • sa solicite distribuitorului autorizat de la care a cumparat aparatul, sau unitatii acreditate de catre acesta, completarea manualului de utilizare cu informatii privind tipul si caracteristicile tehnice ale consumabilelor, daca manualul de utilizare a aparatului respectiv nu contine astfel de informatii;
  • sa incheie cu furnizorii consumabilelor contracte ferme continand clauze de livrare numai a consumabilelor de tipul si cu caracteristicile tehnice prevazute in manualul de utilizare, care sa asigure mentinerea lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare prevazuta de legislatie;

Furnizorii consumabilelor destinate aparatelor de marcat electronice fiscale, operatori economici producatori, importatori sau comercianti, sunt obligati sa livreze utilizatorilor numai consumabilele prevazute in contractele ferme incheiate. Utilizatorii si furnizorii consumabilelor raspund solidar pentru nerespectarea prevederilor referitoare la tipul si caracteristicile tehnice ale consumabilelor folosite si, respectiv, furnizate, precum si la conditia privind mentinerea lizibilitatii datelor pe perioada de arhivare stabilita.

 

XV.  CINE PROGRAMEAZA ARTICOLELE?

 

In momentul instalarii, tehnicianul de service a efectuat instruirea utilizatorilor, incluzand si modul de programare manuala sau din calculator, dupa caz, pentru articole (PLU). De asemenea in manualul casei dvs. de marcat gasiti toate procedurile de programare a articolelor (PLU). Daca numarul articolelor este foarte mare si pentru a scurta timpul alocat acestei operatiuni, puteti apela la unitatea de service pentru programarea bazei de date dorite.

Atentie! Aceasta operatiune nu intra in obligatiile unitatiI de service si se taxeaza in functie de numarul de articole si de timpul alocat.

XVI.  CONTROLUL GARZII FINANCIARE – CONTRAVENTII

 

Cele mai frecvente cauze pentru aplicarea sanctiunilor contraventionale sunt:

  • comercializarea caselor de marcat fara avizul Comisiei de avizare a distribuitorilor si a aparatelor de marcat electronice fiscal;
  • nedotarea cu case de marcat sau neutilizarea casei de marcat;
  • neemiterea bonului fiscal pentru toate bunurile livrate sau serviciile prestate ori emiterea de bonuri cu o valoare inferioara celei reale;
  • emiterea bonului fiscal cu date eronate sau fara sa contina toate datele prevazute in legislatie;
  • nepredarea bonului fiscal clientului;
  • nerespectarea obligatiei de a anunta unitatea de service in momentul constatarii defectarii casei de marcat;
  • utilizarea de consumabile cu caracteristici diferite decat cele date de producatorul casei de marcat;
  • nerespectarea obligatiei de a pastra si arhiva rola jurnal, raportul fiscal de inchidere zilnica si registrul special;
  • nerespectarea obligatiei de a pastra, de a completa si de a actualiza cartea de interventii;
  • nerespectarea obligatiei de a preda spre pastrare si arhivare memoria fiscal.

 

 

 XVII.   INSTRUCTIUNI DE OPERARE A CASELOR DE MARCAT DE TIP: MP-55B/DP-50/DP-50D SETATE IN REGIM DE IMPRIMANTA FISCALA

              Click aici pentru a descarca manualul.